档案小常识

作者：本站编辑 来源：搜狐 发布时间：2020-06-09 10:18:54 字号：[大中小 ]

　　一、什么是文件？

　　文件是指某机构或个人在活动中形成或接收的记录信息，它由足以为该活动提供凭证的内容、背景和结构三要素组成，而不论其形式或载体如何。文件的基本结构是它的记录形式。

　　二、什么是档案？

　　过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

　　档案是一种具有悠久历史的事物，我国目前现存的最古老的档案是距今已有3000多年历史的甲骨档案。之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等，以及我们今天所看到最多的纸质档案。近百年来，由于科技的发展，档案的形式日渐增多，大量出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。

　　三、何谓“全宗”？

　　机关、团体、企事业单位和其他组织或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体，一个立档单位在其全部活动中形成的档案即是一个全宗，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

　　四、何谓“档号”？

　　档号：档案实体编号的总称，包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

　　五、何谓“案卷”？

　　案卷：机关工作中形成的大量文件在办理完毕后要加以系统的整理，整理的最终结果把零散的单份文件组合在一起，形成一个个文件数量不等的篇合体，这些文件的集合体就叫做案卷。这种把零散文件组合成案卷的工作就是文书立卷工作。

　　六、何谓“归档”？

　　归档是指各机关单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给机关单位档案室保存。在我国，归档已成为党和国家明文规定的一项制度。在正常情况下，机关单位档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。